Datenschutzerklärung

für die Webseite staygrid.cloud und die App „StayGrid“ für iOS und Android · Stand: 25. Oktober 2026 · English version

1. Wer verantwortlich ist

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil die Voraussetzungen von Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die Adresse oben.

2. Zwei Rollen: Anbieter der App und Dienstleister des Hotels

StayGrid ist eine Software für Beherbergungsbetriebe. Die App richtet sich an deren Beschäftigte. Konten legt das Hotel an; eine Registrierung in der App gibt es nicht.

• Als Anbieter der App und der Webseite sind wir Verantwortlicher für das, was nötig ist, um beides bereitzustellen und sicher zu betreiben: Anmeldung, Sitzung, Schutz vor Missbrauch und die Auslieferung der Webseite (Abschnitte 3 bis 6).
• Für die Inhalte, die Sie in StayGrid bearbeiten (Reservierungen, Gäste, Meldescheine, Rechnungen, Kassenbuch, Reinigungsplan, Ihr Benutzerkonto und Ihre Arbeitszeit), ist das Hotel verantwortlich, für das Sie arbeiten. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Art. 28 DSGVO). Ihre Rechte an diesen Daten machen Sie am besten beim Hotel geltend; wir unterstützen es dabei.

Zu diesen Inhalten kann eine Gesundheitsangabe gehören: Bietet das Hotel im Meldeschein eine Befreiung von der Kurtaxe etwa wegen Schwerbehinderung an und wählt ein Gast sie, ist das ein Datum nach Art. 9 DSGVO. Es wird wie der übrige Meldeschein im Auftrag des Hotels gespeichert, ist in der App nur für berechtigte Beschäftigte sichtbar und wird mit dem Meldeschein gelöscht.

3. Was die App verarbeitet

Anmeldung und Sitzung

Zur Anmeldung übertragen Sie Ihre E-Mail-Adresse oder Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort. Das Kennwort speichern wir nur als kryptographischen Hash. Nach der Anmeldung erhält die App ein zufälliges Sitzungstoken. Es liegt auf Ihrem Telefon im Schlüsselbund (iOS) bzw. verschlüsselt mit einem Schlüssel aus dem Android Keystore und wird nicht in eine Gerätesicherung übernommen.

Auf dem Server steht zu jeder Sitzung: das Benutzerkonto, Beginn und letzte Aktivität, die IP-Adresse bei der Anmeldung und die Kennung Ihres Geräts und Betriebssystems, wie sie die App mitsendet (User-Agent, höchstens 300 Zeichen). Das dient dazu, Ihnen und dem Hotel die angemeldeten Geräte zeigen und sie abmelden zu können.

Eine Sitzung endet, wenn Sie sich abmelden, das Hotel sie beendet, nach 30 Tagen ohne Nutzung, spätestens aber nach 180 Tagen. Sieben Tage danach wird sie gelöscht.

Fehlgeschlagene Anmeldungen zählen wir je Konto und Herkunft, um das Durchprobieren von Kennwörtern zu verhindern. Diese Zähler löschen wir sieben Tage nach dem letzten Fehlversuch.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der App, die Sie nutzen) und lit. f (unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

Passkeys

Statt mit Kennwort können Sie sich mit einem Passkey anmelden. Dafür speichern wir nur dessen öffentlichen Schlüssel mit seiner Kennung, den Namen, den Sie ihm geben, und die Zeitpunkte von Anlage und letzter Nutzung. Fingerabdruck oder Gesichtserkennung prüft ausschließlich Ihr Gerät; diese Daten verlassen es nicht, und wir erhalten sie nicht. Entfernen Sie den Passkey, löschen wir auch den gespeicherten Schlüssel. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Schutz vor Missbrauch

Bei sicherheitsrelevanten Vorgängen speichern wir ein Sicherheitsereignis mit der vollständigen IP-Adresse des Zugriffs: bei Änderungen an Bankverbindung und Zahlungskonten, an Rollen und Supportzugriffen, an Schnittstellenzugängen, Webhooks und Kanalanbindungen, bei Exporten, bei Anmeldungen von einem neuen Gerät, bei einer fehlgeschlagenen Bestätigung mit Kennwort und bei ungewöhnlich umfangreichen Abrufen. Zum Ereignis gehören, wer wann was getan hat; Angaben wie eine IBAN stehen darin nur gekürzt, Namen von Gästen nie. Das dient dazu, Missbrauch und Angriffe zu erkennen, abzuwehren und gegebenenfalls zur Anzeige zu bringen sowie angreifende Adressen zu sperren. Eine gekürzte Adresse taugt dafür nicht.

Nach 180 Tagen kürzen wir die Adresse auf das Netz (IPv4 auf /24, IPv6 auf /48), sodass sie keinem Anschluss mehr zugeordnet werden kann; das Ereignis selbst löschen wir nach zwei Jahren. Im Protokoll der Anwendung und in einem Zähler der Abrufe je Zugang bleibt die vollständige Adresse 30 Tage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Sicherheit des Dienstes und der Gastdaten, die darin verarbeitet werden.

Face ID, Touch ID und Fingerabdruck

Die App sperrt sich beim Start und nach fünf Minuten im Hintergrund und lässt sich mit der Gerätesperre Ihres Telefons wieder öffnen. Die Prüfung übernimmt ausschließlich das Betriebssystem. Die App erfährt nur, ob sie gelungen ist; biometrische Merkmale erhalten weder die App noch wir.

Kamera: Visitenkarten abfotografieren

Wenn Sie es auslösen, fotografiert die App eine Visitenkarte, um Name und Anschrift einer Firma vorzuschlagen. Die Texterkennung läuft im Gerät: unter iOS mit Apple Vision, unter Android mit Google ML Kit, jeweils mit eingebautem Modell. Das Foto wird nicht an uns übertragen und von der App nicht gespeichert. Auf den Server gelangt nur, was Sie im Formular übernehmen und speichern. Den Zugriff auf die Kamera können Sie in den Einstellungen Ihres Telefons jederzeit entziehen.

Anders ist es bei Fotos, die Sie ausdrücklich zum Hochladen aufnehmen oder auswählen, etwa einem Beleg im Kassenbuch: Dieses eine Bild geht an den Server und wird dort im Auftrag des Hotels gespeichert. Die App sieht dabei nur das Bild, das Sie selbst aussuchen, nicht Ihre Fotomediathek.

Hinweis zu Android: Google ML Kit übermittelt nach den Bedingungen von Google Angaben zum Gerät (Hersteller, Modell, Betriebssystemversion), zur App (Paketname, Version), eine zufällige Installationskennung sowie Leistungs- und Nutzungswerte der Texterkennung an Google, um den Dienst zu betreiben und zu verbessern. Bilder und erkannter Text werden dabei nicht übermittelt. Empfänger ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; eine Übermittlung in die USA ist möglich und durch den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework abgedeckt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist eine Texterkennung, die ohne Upload des Fotos auskommt.

Dateien

Öffnen Sie eine Rechnung oder einen Export, legt die App die Datei im Zwischenspeicher der App ab und reicht sie an die Vorschau oder das Teilen-Menü Ihres Telefons weiter. Dort liegt immer nur die zuletzt geöffnete Datei; sie wird beim nächsten Öffnen ersetzt. Was Sie über das Teilen-Menü weitergeben, liegt in Ihrer Hand.

Lesbare Kopie bei Netzausfall

Damit die Arbeit bei einem Netzausfall weitergeht, hält die App die Anreise- und Hausliste sowie den Zimmerstatus von gestern, heute und den kommenden Tagen als lesbare Kopie auf dem Gerät. Ältere Tage entfernt sie selbst, und beim Abmelden oder wenn die Sitzung abläuft, löscht sie die Kopie ganz.

Aktualisierungen

Die App lädt neue Fassungen ihrer Oberfläche von unserem Server unter app.staygrid.cloud und prüft vor dem Wechsel deren Signatur. Dabei fallen nur die üblichen Angaben eines Abrufs an (IP-Adresse, Gerätekennung); eine eigene Kennung oder Statistik gibt es dafür nicht.

Mitteilungen

Unter Android kann die Personal-App Mitteilungen anzeigen, etwa „Plan geändert“, „Zimmer frei“ oder „Nacharbeiten“. Das geschieht nur, wenn Sie es in der App einschalten und das Telefon es erlaubt. Zugestellt werden die Mitteilungen über Firebase Cloud Messaging von Google. Dafür erhält Google eine Kennung Ihres Geräts für diese App sowie Titel und Text jeder Mitteilung. Der Text nennt nur eine Zimmernummer oder ein Datum, nie einen Gast. Anders als bei Mitteilungen im Browser ist er auf dem Weg über Google nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt. Wir speichern die Kennung zu Ihrer Sitzung und löschen sie, wenn Sie sich abmelden, die Mitteilungen abschalten oder die Sitzung abläuft. Firebase Analytics ist abgeschaltet. Empfänger ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übermittlung in die USA ist möglich und durch den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework gedeckt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihr Einschalten), widerruflich durch Abschalten in der App oder in den Einstellungen des Telefons. Unter iOS gibt es Mitteilungen noch nicht; kommen sie hinzu, ergänzen wir diese Erklärung vorher.

Was die App nicht tut

• Keine Werbung, kein Tracking, keine Analyse- oder Absturzdienste von Dritten
• Kein Zugriff auf Standort, Kontakte, Mikrofon, Kalender oder die Fotomediathek als Ganzes
• Keine Weitergabe oder Verkauf von Daten an Dritte
• Keine Kartendaten und keine Ausweiskopien, auch nicht im Auftrag des Hotels

App Store und Google Play

Laden Sie die App herunter, verarbeiten Apple bzw. Google dabei Daten in eigener Verantwortung, etwa Ihr Konto und den Kauf- bzw. Ladevorgang. Haben Sie in den Einstellungen Ihres Telefons zugestimmt, stellen uns Apple und Google zusammengefasste Statistiken und Absturzberichte ohne Bezug zu Ihrer Person zur Verfügung. Näheres steht in den Datenschutzhinweisen von Apple und Google.

4. Server und Dienstleister

App und Webanwendung sprechen ausschließlich mit unserem Server unter app.staygrid.cloud, verschlüsselt über TLS. Unsere Protokolle enthalten keine Suchbegriffe; die IP-Adresse steht darin 30 Tage (siehe „Schutz vor Missbrauch“ in Abschnitt 3). Wir setzen folgende Dienstleister ein, jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung:

5. Die Webseite staygrid.cloud

Diese Seite liegt auf einem Server, den wir selbst betreiben; er steht im Rechenzentrum der IONOS SE, Montabaur, in Deutschland, die wir dafür als Auftragsverarbeiter einsetzen. Er ist von der StayGrid-Anwendung getrennt. Beim Aufruf verarbeitet der Server Ihre IP-Adresse und die Angaben Ihres Browsers (aufgerufene Adresse, Zeitpunkt, Statuscode, Browserkennung, ggf. die verweisende Seite), weil er die Seite sonst nicht ausliefern und Angriffe nicht erkennen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Zugriffsprotokolle werden nach sieben Tagen gelöscht. Die Seite setzt keine Cookies, lädt keine Schriften, Skripte oder Bilder von fremden Servern und verwendet keine Analysedienste. Schreiben Sie uns eine E-Mail, verwenden wir Ihre Angaben, um zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO), und löschen sie, wenn die Sache erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

6. Wie lange wir speichern

• Sitzungen: bis sieben Tage nach ihrem Ende (siehe Abschnitt 3)
• Zugriffsprotokolle der Webseite: sieben Tage (siehe Abschnitt 5)
• Zähler fehlgeschlagener Anmeldungen: sieben Tage nach dem letzten Fehlversuch
• Sicherheitsereignisse: vollständige IP-Adresse 180 Tage, danach gekürzt; das Ereignis zwei Jahre (siehe Abschnitt 3)
• Protokoll der Anwendung und Zähler der Abrufe: 30 Tage
• Passkeys: bis Sie den Passkey entfernen oder das Konto gelöscht wird
• Benutzerkonto: solange das Hotel es führt
• Inhalte im Auftrag des Hotels: nach dessen Weisung und den gesetzlichen Fristen, etwa zehn Jahre für Rechnungen nach § 147 AO
• Daten auf dem Telefon: bis zum Abmelden oder Löschen der App

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21). Schreiben Sie dazu an datenschutz@staygrid.cloud. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die wir im Auftrag eines Hotels verarbeiten, leiten wir es an das Hotel weiter.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

8. Konto löschen

Ihr Benutzerkonto gehört zum Hotel, das es angelegt hat. Möchten Sie es löschen lassen, wenden Sie sich an das Hotel oder an datenschutz@staygrid.cloud; wir sorgen gemeinsam mit dem Hotel dafür. Die Daten auf dem Telefon entfernen Sie, indem Sie sich abmelden oder die App löschen.

9. Sicherheit

Die Übertragung ist durchgehend verschlüsselt. Die Daten verschiedener Hotels sind in der Datenbank durch Zeilenrichtlinien getrennt, Ausweisnummern werden verschlüsselt gespeichert, Sicherungen verlassen den Server nur verschlüsselt.

10. Kinder

Die App ist ein Arbeitswerkzeug und richtet sich nicht an Kinder.

11. Änderungen

Ändert sich, was die App verarbeitet, passen wir diese Erklärung vorher an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.